Frage an Ludwig Spaenle von Walter G. bezüglich Bildung und Erziehung

Sehr geehrter Herr Grässer,

Herr Dr. Ludwig Spaenle hat mich darum gebeten, Ihre Anfrage vom 15.01.2015 bezüglich der aufgetretenen Schwierigkeiten beim Einsatzes der Schulverwaltungssoftware ASV an der Schule Ihrer Tochter zu beantworten.
Sie schildern zunächst in Ihrem Beitrag die Situation, dass aufgrund von sogenannten „Laufbahneinträgen“, die in der Schulverwaltungssoftware ASV zu jedem Schüler gespeichert werden können, eine Entscheidung – beispielsweise über die Möglichkeit einer Wiederholung einer Jahrgangsstufe - an der Schule Ihrer Tochter getroffen wurden. Diese Laufbahndaten können zunächst nur von jeder Schule selbst erfasst bzw. gepflegt werden und sind aus Datenschutzgründen auch nur an genau dieser Schule einsehbar.

Beim Einsatz der Schulverwaltungssoftware ASV hat sich in der Einführungsphase im Jahr 2013/14 gezeigt, dass bei einzelnen Schülern nicht zutreffende Laufbahneinträge bestehen können. Dies kann auf vielfältige Ursachen zurückgeführt werden, beispielsweise:
• Bei der Übernahme der Daten aus den Altsystemen wurden bereits dort fehlerhafte Informationen erfasst, anschließend ausgespielt und damit im Zuge der Datenübernahme in das neue System ASV übernommen.
• Im Sekretariat wurde versehentlich ein Eintrag bei einem Schüler erfasst (ähnlich eines Tippfehlers bei einem Namen)
• In der Einführungsphase von ASV an der Schule war teils noch nicht hinreichend bekannt, dass eine automatische Erfassung von Laufbahneinträgen im Hintergrund ermöglicht, weshalb Einträge entstanden sind, die an der Schule erst zu einem späteren Zeitpunkt entdeckt wurden.

Gerade die zuletzt beschriebene Komfortfunktion für Schulen führte an einigen Schulen dazu, dass Änderungen bei Schülern in ASV erfasst wurden, die im Hintergrund einen - eventuell auch nicht korrekten - Laufbahneintrag erzeugt haben. Der Sachverhalt wurde selbstverständlich umgehend nach Bekanntwerden untersucht und umfassende Schritte zur Verbesserung eingeleitet. Durch gezielte Schulungen wurden die Schulen bereits vor Längerem auf diesen Sachverhalt hingewiesen sowie Möglichkeiten zur Analyse in ASV bereitgestellt (beispielsweise wurden spezielle Berichte bereitgestellt). Zusätzlich wurden insgesamt die Maßnahmen im Bereich Qualitätssicherung nochmals erheblich ausgeweitet, so dass - auch nach Rückmeldung der Schulen - speziell der von Ihnen geschilderte Sachverhalt ausgeräumt werden konnte.
Aufgrund der geschilderten Maßnahmen hoffe ich abschließend, dass Ihre geschilderten Bedenken ausgeräumt werden konnte. Für weitere Fragen stehe ich selbstverständlich zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

gez. Robert Tumpek
Ministerialrat